Mediationclausule opnemen in model huurovereenkomst

Inleiding

Tijdens de coronacrisis werd van diverse kanten verwacht dat huurder en verhuurder met elkaar in gesprek gingen om diverse ontstane geschillen met elkaar op te lossen. Deze aanpak werd aangemoedigd als een middel om een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden voor kwesties als huurverlagingen of andere huuraanpassingen als gevolg van onvoorziene omstandigheden zoals de pandemie.

Ook de Hoge Raad heeft in haar uitspraak van 24 december 2021 het niet of slechts in geringe mate kunnen exploiteren van het gehuurde als gevolg van coronamaatregelen als een onvoorziene omstandigheid geformuleerd. Tegen de achtergrond van deze uitspraak hebben veel lagere rechters, brancheverenigingen en politici huurders en verhuurders geadviseerd dan wel gedwongen om met elkaar in overleg getreden.

Naar aanleiding van deze situatie en breed gedragen advies aan verhuurders en huurder pleit ik voor een duurzame oplossing door in het model algemene bepalingen / huurovereenkomst ROZ winkel- en kantoorruimte een mediationclausule op te nemen.

Kortom een uitstekende plek om een mediationclausule op te nemen als een vorm van een geschillenregeling. Op dit moment is er geen geschillenregeling opgenomen; het is slechts een verwijzing naar de wet. Daarnaast is mijn stelling dat partijen bij het sluiten van een huurovereenkomst eerder genegen zijn om een betreffende clausule op te nemen dan dat zij bereidt zijn om bij een geschil als eerste aan mediation te denken.

De verdieping in de mediationclausule in relatie tot de vastgoedsector in het algemeen en het opnemen daarvan in algemene bepalingen in het bijzonder heeft mij veel plezier en inzicht gegeven. Een absolute meerwaarde wat mij betreft.

Wat is mediation?

Allereerst een korte uitleg en definitie van mediation. Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de communicatie en onderhandelingen tussen partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot een gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale oplossing/uitkomst/resultaat te komen.

In deze definitie staan de bemiddeling van conflicten en het resultaat centraal. De rolverdeling tussen de mediator en partijen is essentieel voor de mediation, in die zin dat partijen met erkenning van hun zelfstandigheid en autonomie aan het proces deelnemen en dat de mediator slecht een begeleidende rol heeft.

Mediation kent een aantal eigenschappen, zoals zelfbeschikking, vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en de verschillende stappen in het mediationproces. Vertrouwelijkheid is de basis voor een succesvolle mediation. De mediator ziet erop toe dat hij zelf en alle andere betrokkenen bij de mediation zicht uitdrukkelijk verbinden aan geheimhouding. Deze geheimhoudingsplicht wordt vastgelegd in de mediationovereenkomst of in een separate geheimhoudingsovereenkomst.

Het mediationproces is opgebouwd uit verschillende fasen, van intake, naar exploratie, naar onderhandelingen en afronding.

In de onderhandelingsfase wordt veel gebruik gemaakt van het Harvard Onderhandelingsmodel waarbij de kernprincipes zijn:

-          Scheid de mensen van het probleem

-          Focus op belangen, niet op posities

-          Genereer optie voor wederzijds voordeel

-          Gebruik objectieve criteria

Deze aanpak kan bijzonder nuttig zijn in situaties waar langdurige relaties belangrijk zijn (zoals een huurder/verhuurder relatie), omdat het streeft naar eerlijke en evenwichtige uitkomsten, waardoor de deuren open blijven voor toekomstige interacties en samenwerkingen.

Tot slot is het verstandig dat partijen een zogenaamde BAZO (Best Alternatief Zonder Overeenkomst) voor zichzelf formuleren voor het geval de mediation mislukt en ze terug moeten vallen op dit alternatief. Dit dwingt mensen om maximaal voor een betere oplossing te gaan dan dit alternatief en zo de mediation te laten slagen.

Model algemene bepalingen / huurovereenkomst ROZ

Een ROZ-modelcontract is een gestandaardiseerde huurovereenkomst ontwikkeld door de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) in Nederland. Deze modellen worden breed gebruikt in de vastgoedsector om de uniformiteit en helderheid in huurovereenkomsten te waarborgen. Ze omvatten diverse clausules die typisch zijn voor verschillende soorten vastgoed, zoals kantoren, winkels, en bedrijfsruimtes. De ROZ biedt ook algemene voorwaarden die samen met de huurovereenkomsten worden gebruikt. Deze algemene voorwaarden helpen om de rechten en plichten van zowel verhuurders als huurders duidelijk te definiëren. Het gebruik van een ROZ-modelcontract kan bijdragen aan een eenduidige interpretatie van de overeenkomst en vermindert de kans op geschillen tussen partijen. De ROZ update deze modelcontracten regelmatig om ze aan te passen aan veranderende wetgeving en marktomstandigheden.

Wat is een mediationclausule?

Een mediationclausule is een extra bepaling (afspraak) die kan worden toegevoegd aan elk contract, overeenkomst of besluit. De clausule zet contractpartijen ertoe aan om – in het geval van onenigheid of een (dreigend) geschil over de rechtsgeldigheid, de interpretatie of de uitvoering van de overeenkomst – eerst mediation in te zetten. Als de gewenste oplossing uitblijft, kunnen de contractpartijen alsnog naar de rechter stappen. Een mediationclausule heeft een preventieve werking. Het moet rechtszaken voorkomen. Door met elkaar in gesprek te gaan in een mediationsetting kunnen misverstanden worden opgehelderd en kan (onnodige) escalatie en een gang naar de rechter worden voorkomen.

Hierbij een voorbeeld hoe een mediationclausule kan worden geformuleerd:

Ingeval van geschillen, betrekking hebbende op de door partijen ondertekende overeenkomst of uit daarop voortbouwende overeenkomsten, zullen partijen trachten deze in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation, conform het Reglement van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation.

Zolang de mediation niet is beëindigd, zal geen der partijen het geschil aan de rechter voorleggen, tenzij uitsluitend ter bewaring van rechten.

Partijen wonen de eerste mediationbijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat partijen de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst bijwonen.

Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal dat geschil worden beslecht door de bevoegde rechter.

Tijdschrift Conflicthantering heeft ook een uitgebreid model gepubliceerd; deze is opgenomen als bijlage. In deze uitgebreide versie wordt nader in gegaan op o.a. het proces en de kosten.

In Nederland is het gebruik van een mediationclausule (nog) geen gemeengoed, in tegenstelling tot veel andere landen. Er is dan ook geen wettelijke verankering voor het gebruik van zo’n clausule in contracten of algemene bepalingen. In principe kan een partij, die een mediationclausule was overeengekomen in een contract, naar de rechter gaan zonder eerst mediation te beproeven. De rechter neemt de zaak dan wel in behandeling. Dit omdat mediation in beginsel vrijwillig is. Echter, de rechter kan bij het vormen van zijn oordeel wel degelijk meewegen dat een partij zicht heeft onttrokken aan de door hem met de wederpartij afgesproken mediationclausule. Dit kan dan nadelig uitpakken voor de partij die die clausule niet wilde uitvoeren. Ook een mediationclausule is dan bindend. In geschillen tussen professionele partijen is een mediationovereenkomst (of andere afspraken zoals een mediationclausule) bindend en dat een partij die, ondanks de mediationovereenkomst, opvolgende stappen zet (bijvoorbeeld een arbitraal geding aanhangig maakt), niet-ontvankelijk kan zijn.

Waarom mediation toepassen in geschillen tussen verhuurder en huurder?

Mediation kan een belangrijke rol spelen als een alternatieve vorm van geschillenbeslechting tussen een huurder en verhuurder. Er zijn diverse redenen waarom mediation kan worden toegepast:

1.       Conflictoplossing tussen huurder en verhuurder; mediation biedt een gestructureerd proces waarbij een neutrale derde partij, de mediator, helpt bij het faciliteren van onderhandelingen en het vinden van een oplossing die aanvaardbaar is voor alle betrokkenen en recht doet aan de belangen van partijen.

2.       Kosten- en tijdsbesparing; in vergelijking met gerechtelijke procedures kan mediation vaak sneller en kosten efficiënter zijn. Door gebruik te maken van mediation kunnen partijen geld en tijd besparen die anders zouden worden besteed aan langdurige juridische procedures. Bovendien kunnen geschillen vaak sneller worden opgelost via mediation, wat het zakelijke proces bevordert en de kans op escalatie vermindert.

3.       Behoud van relaties; mediation biedt een mogelijkheid waarin partijen op een constructieve manier kunnen communiceren en samenwerken om geschillen op te lossen, waardoor de relatie tussen huurder en verhuurder kan worden behouden en toekomstige samenwerking mogelijk blijft.

4.       Flexibiliteit en maatwerk; mediation biedt partijen de flexibiliteit om creatieve oplossingen te bedenken die specifiek zijn voor hun situatie. Dit in tegenstelling tot gerechtelijke procedures. Een mediation komt tegemoet aan de individuele belangen en behoeften van de deelnemende partijen.

5.       Voordelen voor de samenleving; naast dat het oplossen van conflicten door middel van mediation de rechtsspraak ontlast is het ook maatschappelijk winst als onenigheden en geschillen gezamenlijk worden voorkomen of opgelost. Het zelf of onder begeleiding van een mediator conflicten oplossen leidt tot een meer robuuste en duurzame samenleving met daarbij minder maatschappelijk kosten, ruis en schade.

Kortom, mediation kan een waardevolle rol spelen in de vastgoedsector door een effectief middel te bieden voor het oplossen van conflicten, het besparen van kosten en tijd, het behouden van relaties, en het creëren van maatwerkoplossingen die tegemoet komen aan de specifieke behoeften van de betrokken partijen.

Mediation vaker toepassen in vastgoedsector

Naast het incorporeren van een mediationclausule in huurcontracten zijn er nog diverse benaderingen om mediation vaker toe te passen. Dit om mediation te stimuleren in de sector. Zeker gezien het feit dat partijen vaak hetzelfde lange termijn belang hebben. Dit geldt specifiek voor huurder en verhuurder.

1.       Bewustwording vergroten; veel vastgoedprofessionals zijn zich mogelijk niet volledig bewust van de voordelen van mediation als alternatieve geschillenbeslechtingsmethode. Het promoten van bewustwording via trainingen, workshops, seminars en publicaties kan helpen om de voordelen van mediation te benadrukken en vastgoedprofessionals aan te moedigen om het vaker toe te passen.

2.       Opleiding van mediators; het opleiden van mediators met specifieke kennis van de vastgoedsector kan de effectiviteit van mediation in deze branche vergroten. Door mediators te voorzien van een diepgaand begrip van vastgoedwetten, -praktijken en -procedures, kunnen zij beter in staat zijn om geschillen in de vastgoedsector op te lossen en op maat gemaakte oplossingen te bieden die recht doen aan de complexiteit van vastgoedtransacties.

3.       Promoten van succesverhalen; het delen van succesverhalen waarin mediation met succes is toegepast om vastgoedgeschillen op te lossen, kan andere professionals in de branche inspireren en aanmoedigen om ook mediation te overwegen. Door middel van casestudy's en getuigenissen kunnen de positieve resultaten van mediation worden benadrukt en kan het vertrouwen in deze geschillenbeslechtingsmethode worden vergroot.

4.       Overheidsbeleid en ondersteuning; overheidsinstanties kunnen stimuleringsmaatregelen invoeren om het gebruik van mediation in de vastgoedsector te bevorderen. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door subsidieprogramma's voor mediation, belastingvoordelen voor bedrijven die mediation gebruiken, of door mediation op te nemen als verplichte stap in bepaalde juridische procedures.

Door deze benaderingen te combineren en de samenwerking tussen vastgoedprofessionals, mediators, en beleidsmakers te bevorderen, kan het gebruik van mediation in de vastgoedsector worden gestimuleerd, wat kan leiden tot meer efficiënte en bevredigende geschillenbeslechting.

Wat wordt er gevraagd / verwacht van de mediator?

Van een mediator kun je verwachten dat deze als een neutrale en onpartijdige bemiddelaar optreedt tussen de partijen in een conflict of geschil. Hier zijn enkele belangrijke verwachtingen en functies van een mediator:

1.       Neutraliteit

De mediator moet neutraal blijven en mag geen partij kiezen. Dit betekent dat de mediator geen belang mag hebben bij de uitkomst van de mediation.

2.       Vertrouwelijkheid

Mediation is een vertrouwelijk proces. Dit betekent dat wat er tijdens de mediation wordt besproken, niet buiten die gesprekken gebruikt mag worden zonder toestemming van alle partijen. Dit punt wordt vastgelegd in de mediation overeenkomst.

3.       Faciliterende rol

De mediator faciliteert de communicatie tussen de partijen en helpt hen bij het vinden van een eigen oplossing voor hun conflict. De mediator geeft geen oordeel of advies, maar helpt partijen om zelf tot een overeenkomst te komen.

4.       Procesbegeleiding

De mediator begeleidt het proces en zorgt ervoor dat beide partijen hun kant van het verhaal kunnen doen, vragen kunnen stellen en op een constructieve manier kunnen deelnemen aan het gesprek.

5.       Begrip en empathie

Een goede mediator toont begrip voor de situatie en emoties van beide partijen, zonder daarbij partijdig te worden.

6.       Creativiteit en probleemoplossend vermogen

Mediators kunnen helpen bij het bedenken van creatieve oplossingen die misschien niet voor de hand liggen in een juridische strijd, waarbij de focus ligt op win-winoplossingen.

7.       Onpartijdig

De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van alle partijen in het proces en bewaakt de eerlijkheid van het proces. Het is belangrijk om te weten dat de rol van de mediator beperkt is tot het faciliteren van het gesprek en het proces; de uiteindelijke beslissingen liggen bij de partijen zelf.

Voor specifiek de vastgoedsector kan het wenselijk zijn om niet alleen gebruik te maken van een faciliterende mediator (zie punt 3), maar ook van een zogenaamde evaluatieve mediator. Evaluatieve mediation is een stijl van mediation waarbij de mediator actiever betrokken is bij het inhoudelijk bespreken van de kwesties en mogelijkheden. Hierbij kan de mediator evaluaties geven en suggesties doen over mogelijke oplossingen, gebaseerd op hun kennis en ervaring in de vastgoedsector.

Conclusie en aanbeveling

Een mediationclausule opnemen in het model algemene bepalingen / huurovereenkomst ROZ winkel- en kantoorruimte als geschillenregeling is een meerwaarde voor de vastgoedsector. Een mediation kan een waardevolle rol spelen in de relatie tussen een huurder en verhuurder door een effectief middel te bieden voor het oplossen van conflicten, het besparen van kosten en tijd, het behouden van relaties, en het creëren van maatwerkoplossingen die tegemoet komen aan de specifieke behoeften van de betrokken partijen.

Door o.a. bewustwording, opleiden van (vastgoed)mediators en stimulerende (overheids)maatregelen te combineren en de samenwerking tussen vastgoedprofessionals, mediators, en beleidsmakers te bevorderen, kan het gebruik van mediation in de vastgoedsector worden gestimuleerd, wat kan leiden tot meer efficiënte en bevredigende geschillenbeslechting. Het standaard opnemen van een mediationclausule is hierin een belangrijke eerste stap.

Bronnen

Interviews:

-          Mr. J. van Strijen; Habraken Rutten Advocaten

-          Mr. R. Vissink; Dudok Bouw- en Vastgoedrecht

-          Mr. Dr. M. de Gaay Fortman; Houthoff

-          J. Wierema (mediator), Dev_Real Estate

Literatuur:

-          Handboek Mediation; 6^e druk o.a. Alex Brenninkmeijer

-          Excellent Onderhandelen; 54^e druk o.a. Roger Fisher

-          Asser Procesrecht/Sanders, Meijer & Ernste 8 2023/3

-          Toolkit Mediation; M. Schonewille

-          Juridische Aspecten van mediation; E. Schutte en J. Spierdijk

Tijdschriften:

-          De Bedrijfsjurist; januari 2024

-          Tijdschrift Conflicthantering 2022

Websites:

-          www.door1deur.nl

-          www.roz.nl

Events:

-          See you in mediation; executive summary zakelijke mediation

Roud Table Board Room / 16 april 2024 Houthoff

--- Voorbeeld document. Aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend ---

Model mediationclausule -uitgebreid-

Overweging toe te voegen aan de considerans van de desbetreffende overeenkomst:

Met de in deze overeenkomst opgenomen mediationclausule beogen partijen uitdrukkelijk een keuze te maken voor de toe passing van mediation ingeval tussen hen een conflict en/of geschil ontstaat over de uitleg van deze overeenkomst dan wel naar aanleiding van hetgeen door hen in deze overeenkomst is afgesproken.

Partijen geven met hun keuze voor mediation uitdrukking aan hun opvatting dat het zeer wenselijk is om als (NB: benoemen onderlinge relatie) [en (optioneel) tevens uit respect voor *], zich door toepassing van mediation ervoor in te spannen te trachten eerst zelf tot een oplossing van een geschil dat over of naar aanleiding van deze overeenkomst zou ontstaan te komen. De reden hiervoor is het feit dat mediation een methode is waarin niet alleen naar de zakelijk-juridische aspecten van de kwestie wordt gekeken maar ook naar de communicatief-relationele en psychologische aspecten, waarmee een veel rijkere oplossing van het geschil mogelijk is, [(optioneel) en mede gezien het feit dat de onderhavige overeenkomst ook in mediation tot stand is gebracht,] alvorens daartoe een beslisser in te schakelen.

Partijen hebben met de opname van deze mediationclausule in deze overeenkomst willens en wetens beoogd om ingeval van een geschil als hiervoor bedoeld, zich er te allen tijde voor in te spannen eerst in de setting van mediation tot een oplossing te trachten te komen en hebben daarmee eenmalig invulling gegeven aan het beginsel van vrijwilligheid dat mediation mede kenmerkt. Zij realiseren zich dat ingeval zich een geschil voor doet, hun onderlinge verhouding minder goed zal zijn dan deze thans is maar zij onderstrepen dat zij juist mede om die reden de afspraak steeds eerst mediation te zullen beproeven bij voor baat hebben gemaakt. Anders dan uit thans vigerende rechtspraak mogelijk kan worden afgeleid, wensen zij er geen misverstand over te laten bestaan dat zij hun afspraak altijd eerst mediation te zullen beproeven beschouwen als een afdwingbare inspanningsverplichting waaraan geen van hen beiden zich derhalve kan onttrekken met een beroep op het vrijwillige karakter dat mediation mede kenmerkt, noch met een beroep op het rechtsbeginsel van de vrije toegang tot de rechter. [(optioneel) Partijen hebben voorts het oogmerk om -indien een mediation als bedoeld niet of slechts gedeeltelijk zou slagen - tevens reeds nu op voorhand te voorzien in een deskundige beslisser die zij hebben gevonden in de kantonrechter, bedoeld in artikel 96 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, teneinde op een adequate en snelle wijze, alsmede tegen geringe kosten, desgewenst zonder inschakeling van een advocaat, een bindende beslissing te kunnen verkrijgen.].

Mediationclausule

1. Ingeval van elk conflict en/of geschil, betrekking hebbende op de onderhavige doorpartijen ondertekende overeenkomst of uit mogelijk daarop voortbouwende overeenkomsten, zullen partijen te allen tijde trachten dit in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation, behoudens indien zich een spoedeisend belang voordoet, in welk geval de dan noodzakelijke rechtsmaatregelen mogen worden getroffen door een partij, zoals bijvoorbeeld het leggen van beslag of het starten van een kort geding, alvorens uitvoering te geven aan het bepaalde in deze clausule.

2. Partijen stemmen bij voorbaat in met een mediationovereenkomst die inhoudt dat de heer/mevrouw * als mediator zal optreden en dat mitsdien het MfN-reglement en de bijbehorende gedragsregels van toepassing zullen zijn [(optioneel) het van toepassing verklaren van alternatieve processuele regels]. Indien de aangewezen mediator om welke reden dan ook de mediation niet zal kunnen begeleiden, wijzen partijen de heer/mevrouw * aan als mediator. De in dit lid bedoelde mediationovereenkomst omvat tevens hetgeen in de leden 3, 7 [(optioneel), 10] en 12 van deze clausule is bepaald.

3. Partijen zijn ertoe gehouden de individuele intakegesprekken, dan wel het gezamenlijke intakegesprek, alsmede de eerste mediationbijeenkomst bij te wonen. Daarna staat het partijen dan wel een partij vrij om de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen.

4. De mediation vangt processueel bezien aan op het moment waarop partijen contact zoeken met de door hen aangewezen mediator. 

5. Indien een partij zich beroept op de toepassing van deze clausule, doet hij daarvan per aangetekend schrijven en per e-mailbericht mededeling aan de andere partij.

6. De mediation zal niet later aanvangen dan binnen 21 da gen na de datum waarop het in lid 5 bedoelde aangetekend schrijven is verzonden, tenzij partijen gezamenlijk instemmen met een latere aanvang.

7. Zolang de mediation niet is beëindigd, zal geen van partijen het geschil aan de rechter voorleggen, tenzij uitsluitend ter bewaring van rechten.

8. De rechter bij wie een geschil aanhangig wordt gemaakt waarop deze mediationclausule van toepassing is, schort op verzoek van een partij de behandeling van de desbetreffende zaak op. De behandeling van de zaak door de bedoelde rechter wordt voortgezet indien een partij bij aangetekend schrijven aan de bedoelde rechter, alsmede aan de mediator en de andere partij meedeelt dat de mediation is beëindigd.

9. Indien een partij - buiten de situatie van een spoedeisend belang als bedoeld in lid 1 -een gerechtelijke procedure of een arbitrage begint ter zake van een geschil waarop deze clausule betrekking heeft zonder zich eerst op deze clausule te hebben beroepen, verbeurt de desbetreffende partij ten bate van de andere partij een boete van € 2.500, welk bedrag onmiddellijk opeisbaar is, onverminderd het recht van de andere partij schadevergoeding te vragen.

10. Indien toepassing van deze clausule niet leidt tot een op lossing van het geschil zullen partijen het desbetreffende geschil ter beslechting voorleggen aan de kantonrechter van de rechtbank * of aan een andere door partijen in onderling overleg aan te wijzen kantonrechter, op de wijze zoals bedoeld in artikel 96 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. De desbetreffende uitspraak van de kantonrechter is voor partijen bindend: hoger beroep daartegen wordt door hen bij dezen uitgesloten. De aanwijzing van de kantonrechter door partijen vindt plaats op grond van de uitdrukkelijke wens van partijen om te voorzien in een snelle en goedkope procedure waarin een ervaren en deskundige persoon - de kantonrechter - het geschil beslecht, voor het geval tussen hen een geschil ontstaat als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, ten aanzien van welk geschil blijkt dat dit door hen niet met toepassing van mediation kan worden beëindigd. De aanwijzing van de kantonrechter door partijen vindt derhalve niet plaats met het oogmerk bestaande competentieregels te doorkruisen. Indien de voorgaande aanwijzing nietig wordt verklaard te zijn, zullen partijen in onderling overleg een bindend adviseur aanwijzen, dan wel de genoemde kantonrechter verzoeken een bindend adviseur aan te wijzen indien zij er niet in slagen tot overeenstemming te komen over de desbetreffende aanwijzing, en aan deze een opdracht verstrekken die inhoudelijk geheel gelijk is aan de in de in de eerste en tweede volzin van dit lid bedoelde opdracht aan de kantonrechter.

11. Partijen stellen vast dat deze clausule in rechte afdwingbaar is.

12. De aan de mediation verbonden kosten komen ten laste van beide partijen, ieder voor een gelijk gedeelte.

Bron: Tijdschrift Conflicthantering 2022-4